Het immense belang van een goed offertetraject; 7 krachtige tips

Heb je veel bereik op je socials en groeit de bekendheid van je bedrijf? Goed zo! Vinden diezelfde mensen de weg naar je website? Fijn! En klikken die mensen ook nog eens veel op ‘afspraak maken’? Perfect! Je hebt hard gewerkt om in gesprek te komen met een lead of prospect: een persoon of bedrijf die verregaand geïnteresseerd is in jouw diensten. Maar die lead is nog geen klant - en nog zeker geen ambassadeur. Heb je ooit inzichtelijk gemaakt hoeveel van jouw leads klant worden? 30%, 40% of misschien zelfs 50% of meer? Heb je berekend hoeveel extra omzet je genereert als je dat percentage weet op te schroeven? Een 5% stijging in slagingskans kan een verschil maken van tig duizend euro - of misschien zelfs meer.

“Heb je ooit berekend hoeveel extra omzet je genereert als je slagingskans van offertes 5% omhoog gaat?”

Hoog tijd om jouw offertetraject eens kritisch onder de loep te nemen! In dit artikel deel ik 7 tips die een gigantische impact kunnen maken binnen jouw organisatie. 

1. Maak gebruik van neuromarketing principes

Een grote misvatting van de mens is, is dat we denken dat we rationele wezens zijn die bewuste keuzes maken. Het overgrote deel van een beslissingsproces vindt onbewust plaats. Natuurlijk speelt de prijs van een product of dienst een rol. Maar deze rol is veel kleiner dan je zou denken. Hoe stuur je deze onbewuste processen? Een aantal voorbeelden:

• Verwerk ‘social proof’ in je offerte. Als anderen over jou roepen dat je goed werk levert, is dat krachtiger dan dat je dat zelf doet. Verwerk dus quotes, cases en referenties in jouw offerte. Communiceer ook dat je lead contact op mag nemen met bestaande klanten: hoe krachtig is dat?
• Elimineer euro tekens. Geld betalen doet pijn. Eurotekens markeren deze pijn, haal ze simpelweg weg. 
• Praat niet over kosten, maar over investeringen. Jouw werk levert iets op, is dus een investering en geen kostenpost.
• Verwerk lachende mensen, smileys en positiviteit in de offerte. Voor ieder waargenomen lachend persoon, komt er een klein beetje dopamine vrij in het hoofd van de lezer. Dopamine beïnvloedt het beslissingsproces.
• Elimineer onveiligheid. Mensen zijn op zoek naar zekerheid. Neem mensen mee in het proces en wat ze kunnen verwachten. Dit kun je in de offerte zelf doen, maar ook in een stappenplan. Wat kan een klant verwachten na ondertekening van de offerte?

“Natuurlijk speelt prijs een rol. Maar een veel kleinere rol dan je zou verwachten.”

Dit is een aantal belangrijke neuromarketing principes, maar er zijn er nog veel meer. Wil je weten welke? Dan zul je toch echt eventjes een telefoontje moeten plegen.

2. Een offerte is geen prijsopgave of productspecificatie, maar onderdeel van de klantreis

Maar al te vaak zien we het voorbijkomen: een offerte in de vorm van een droge productspecificatie of prijsopgave. Tot achter de komma is alles doorgerekend en netjes op een rijtje gezet. Is dat belangrijk? Jawel. Is dat het allerbelangrijkst? Welnee. 

Jouw lead heeft hoe dan ook al een belangrijk deel van de klantreis afgelegd. Misschien zag hij iets voorbij komen op socials, is je website doorgespit en heeft hij een andere klant gesproken. Dus er is al sprake van een merkbeleving.  Waarom zou je deze merkbeleving niet implementeren in de offerte? De prijsopgaaf is een belangrijke bijlage, een document dat doorgespit kan worden indien de lead daar behoefte aan heeft. Het is veel belangrijker dat de lead voelt dat ‘het klopt’, dat er vertrouwen wordt gewekt en dat er naar hem geluisterd is (zie ook de neuromarketingprincipes). 

Je zult zien dat er vervolgens veel minder gesproken wordt over de prijs. 

3. Denk niet alleen aan de offerte, maar aan het hele traject 

Jouw offerte is onderdeel van het offertetraject, maar dit traject behelst veel meer. Een aantal vragen, om je op weg te helpen:

• Hoe vaak spreek je een persoon voordat je de offerte uitbrengt? 
• Hoe ziet bijvoorbeeld een showroom eruit? 
• Neem je leads mee naar bestaande klanten, om te laten zien wat je al hebt gepresteerd? 
• Hoe snel volg je de leads na, nadat je de offerte hebt gestuurd? 
• Bespreek je de offerte mondeling, of stuur je deze ‘plat op’ per mail? 
• Hoe is de begeleidende tekst van je mail? 
• Hoe ga je om met een afwijzing? Bedenk je: zelfs een afgewezen offerte kan een potentiële ambassadeur opleveren. 

Analyseer hoe jij dit doet met je organisatie. En bedenk jezelf: wat kan ik beter doen om dit proces te optimaliseren? Een simpele optimalisatie kan veel impact hebben. 

4. Jouw offerte wordt door meer mensen gezien dan door jouw leads

Deze tip is zwaar afhankelijk van de branche waarin je actief bent. Desalniettemin: de kans is erg groot dat jouw offerte niet alleen wordt gezien door jouw lead. Familieleden en vrienden zien deze offerte ook en beïnvloeden het beslissingsproces van jouw lead in grote mate.

De kans is aannemelijk dat deze personen rondom jouw lead, jouw organisatie nog niet kennen. Wat betekent dat? Dat jouw offerte een rond verhaal moet zijn. Met een introductie van jouw bedrijf, medewerkers, werkwijze en dergelijke. Maar nog belangrijker: jouw offerte kán een belevingsdocument zijn dat rondgaat in een familie- en vriendenkring.

Stel je eens voor dat je een offerte maakt voor een tuinontwerp. Je hebt goed geluisterd en je laat al een schets van je ontwerp zien in de offerte: je raakt je lead in zijn hart. Grote kans dat zij de offerte op de keukentafel leggen en doorsturen onder het mom van ‘kijk eens wat wij binnenkort krijgen!’. Et voila: een groeiend aantal mensen heeft een positieve associatie met jouw bedrijf aan de hand van een krachtige referentie. 

“Jouw offerte kán een document zijn dat rondgaat in een familie- en vriendenkring.”

5. Luister naar de klant. Maar echt: luister. 

Dit is een tip voor het hele proces, dat tot uiting komt in de offerte. Luister aandachtig en laat zien dat je hebt geluisterd. Een klant deelt frustraties, motivaties, uitdagingen en dergelijke. Besteed daar voldoende aandacht aan in de offerte.  Dit kun je bijvoorbeeld met woorden doen. “Uit ons gesprek kwam sterk naar voren dat je…(...)”. Of dit kun je met beelden doen, aan de hand van een moodboard. Ook stem je je referenties en social proof af op de situatie van de klant. 

6. Maak een template. 

We willen allemaal met zo min mogelijk werk zo veel mogelijk resultaat bewerkstelligen. Tuurlijk. Werk dus met een template en maak bijvoorbeeld een portfolio van 20 referenties die je naar believen kunt invoegen op de situatie van de klant.

“Als je het slim speelt, standaardiseer je 80% van jouw offerte, maar geef je de lead toch het gevoel dat dit specifieke document volledig op hem is afgestemd.”

7. Werk samen met je sales team

Als marketeer kun je nóg zulke goede ideeën hebben, ze moeten worden gedragen in een organisatie. Er is bijvoorbeeld een grote kans dat je offertes corresponderen met een projectmanagementsysteem. En er is een grote kans dat jouw salesteam allemaal eigen manieren heeft ontwikkeld, die best goed zouden kunnen werken. 

Denk niet te licht over het veranderen van een werkwijze. Mensen willen wel veranderen, maar alleen als ze worden meegenomen in verandering én als ze zien dat de gevolgen positieve effecten hebben. Ofwel: werk samen met de mensen die deze verandering moeten dragen. Misschien krijg je nog inzichten waar je nooit eerder aan dacht. 

15% stijging in slagingskans

Pas deze principes toe en je zorgt er met relatief weinig werk voor dat je veel meer omzet genereert. Bovenstaande tips pasten we bijvoorbeeld toe op het offertetraject van De Mulder Keukens. Het resultaat: een stijging van slagingskans van liefst 15%! Jij mag zelf een beeld vormen van wat dat betekent voor de omzet. 

En overbodig om te zeggen: als je ooit een offerte van ons ontvangt, zul je al deze principes toegepast zien en kun je niet wachten om met ons samen te werken. Neem dus vooral contact met ons op en ontdek zelf hoe wij dit aanpakken. ;) 

‍